Eigentlich ist Papier ja doch viel schöner als diesen Riesenaufwand mit einem DMS zu betreiben... So mag (insgeheim) so Manche/r von uns denken. Es hilft aber nichts: eine moderne Verwaltung kommt – auch wegen der Vorschriften des Onlinezugangsgersetzes (OZG) nicht daran vorbei.
Beschreibung
Worum geht es?
Möchten Sie Verwaltungsarbeit modern gestalten, kommen Sie um entsprechende DMS-Lösungen nicht herum. Da man damit aber Kosten senken und gleichzeitig Qualität der Verwaltungsarbeit erhöhen kann, spricht eigentlich nichts gegen die Einführung eines solchen Systems. Und der Gesetzgeber sieht es auch so: Das Onlinezugangsgesetz (OZG) lässt sich kaum ohne ein funktionierendes Dokumenten-Management-System umsetzen.
In diesem Seminar geht es darum zu verstehen, wie DMS arbeitet, welche Möglichkeiten sich bieten und was man alles beachten sollte, wenn man die Einführung eines solchen Systems plant.
In einem Folgeseminar am 21. April 2022 werden konkrete Projektplanungs-Schritte durchgearbeitet, um ein DMS- Projekt erfolgreich durchzuführen.
Schwerpunkte:
Die Grundlagen:
- DMS IST eGovernment - ja echt!
- Was sollte ein DMS mindestens können?
- Wen betrifft’s? (Führung, IT, Personalvertretung, Datenschutz)
- Lebenszyklus eines Dokuments, Aufbewahrungsfristen
- Kleine Marktübersicht
- Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements
Begrifflichkeiten:
- Was ist was?
- Schnittstellen
- Prozesse und Workflow
- Huch - das OZG
- Ist ein Aktenplan noch zeitgemäß?
- elektronische Archivierung
Tipps zur Einführung:
- Nutzenargumentation für elektronisches Dokumentenmanagement
- Amortisationsberechnung - Suchen mit und ohne DMS
- Ich will ja, aber die Nutzer nicht
- Mein Chef findet‘s gut - mehr aber auch nicht
- Soll das doch die IT machen Die Zukunft:
- Künstliche Intelligenz
- Home-Office
- Wolkenkuckucksheim - DMS aus der Cloud
Lebende Beispiele:
- Meisterklasse: Digitalisieren des kompletten Posteingangs
